Gestion intégrée de l'information

La quantité d’information produite et utilisée par les organisations augmente rapidement. Les canaux de création, d’échange et de partage d’information ne cessent de se multiplier. Les formats numériques se diversifient continuellement. Difficile de s’y retrouver!

Aujourd’hui, pour livrer de meilleurs services au meilleur coût possible, les organisations doivent gérer et exploiter judicieusement l’information. Notre solution : une approche intégrée permettant de créer ou capturer l’information, de la gérer, de la sauvegarder, de la préserver, de l’utiliser et de la rendre facile à localiser – la gestion intégrée de l’information (GII).

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L’enjeu de la GII

Avoir accès facilement, en tout temps et en tous lieux à une information fiable, à jour, réutilisable et pertinente pour chacun selon son rôle : décideur, vérificateur, employé, consommateur, citoyen.

• Partager les savoirs et préserver la mémoire organisationnelle dans un contexte de départs massifs à la retraite
• Partager des informations cohérentes avec les clientèles et les partenaires
• Disposer d’informations fiables et complètes pour prendre les bonnes décisions et pour livrer efficacement les services
• Se conformer aux exigences légales et/ou de l’industrie
• Endiguer les coûts reliés à la recherche, à la création, à la diffusion et à l’entreposage des informations

La gestion intégrée de l’information fournit des solutions à ces préoccupations.

Des chiffres qui parlent!

Selon ses recherches, l’AIIM indique que, en 2009 :

• La gestion des documents électroniques est deux fois plus susceptible d’être déficiente que celle des documents papier (pourtant, ce sont les documents électroniques qui croissent le plus).
• Le tiers des organisations ont plus de 20 référentiels d’information électronique épars, tous assujettis aux mêmes règles de conservation et de classification.
• 28% des organisations évaluent à plus d’un mois le temps requis pour retrouver les documents dans le cadre d’un audit (on peut donc se demander comment font les employés pour retrouver les informations dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités de mission).

En offrant une vision globale de l’information, la GII permet d’optimiser l’efficacité de l’organisation tout en contenant les coûts reliés à la gestion des informations.

Une démarche ciblée

Une démarche de GII réussie débute par une compréhension de l’état actuel de la gestion de l’information chez le client. Nous commençons donc par prendre connaissance de votre diagnostic en matière de gestion de l’information, ou bien nous l’établissons avec vous.

Cela permet à l’organisation de se doter d’une vision cible. La mesure de l’écart entre la situation actuelle et la vision cible permet ensuite d’élaborer un programme de mise en œuvre de la GII, en fonction des contraintes et des priorités de l’organisation.

• Définition ou l’amélioration du modèle de gouvernance et du cadre de gestion de l’information
• Optimisation des processus de gestion de l’information
• Activités de sensibilisation et de communication nécessaires pour une bonne compréhension de la GII par le personnel, les gestionnaires et la haute direction
• Mesures de sécurité à mettre en place pour garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des informations visées par la solution de GII
• Choix des paramètres de la solution (ex. métadonnées, flux de travaux, règles de conservation et d’indexation, droits d’accès, etc.)
• Sélection et l’acquisition du ou des progiciels de la solution de GII
• Infrastructure technologique requise pour que la solution de GII offre les niveaux de service attendus
• Configuration et la personnalisation de la solution : une attention particulière doit être portée à l’utilisabilité de la solution de GII, la difficulté d’utilisation étant un des principaux freins à son adoption par les utilisateurs
• Intégration avec les systèmes connexes qui interagissent avec la solution
• Rédaction d’un ensemble de guides nécessaires à l’utilisation, à l’exploitation et à l’évolution de la solution de GII
• Développement des compétences et la formation pour les utilisateurs et pour les spécialistes de la gestion de l’information et les informaticiens; de plus, les guides nécessaires à l’utilisation, à l’exploitation et à l’évolution de la solution de GII doivent être disponibles pour les personnes concernées

Enfin, il importe d’assurer une transition harmonieuse par un accompagnement plus soutenu des utilisateurs et des informaticiens dans les semaines qui suivent l’implantation, et d’évaluer si les objectifs sont atteints, afin de réajuster au besoin.

Nurun adapte sa démarche en fonction de la réalité particulière de chaque organisation. Nous pouvons intervenir à toutes les étapes de la démarche ou dans un sous-ensemble d’activités, au choix du client. Notre objectif est qu’à notre départ, l’organisation soit en maîtrise de sa solution de GII afin qu'elle puisse en assurer elle-même la continuité et l’amélioration.

Des outils adaptés et intégrés 

Divers types de progiciels peuvent être mis à contribution dans une solution de gestion intégrée de l’information, chacun répondant à un ensemble de besoins. Nurun maîtrise l’art de les choisir, de les combiner et de les intégrer judicieusement aux systèmes déjà présents chez le client.

Gestion électronique des documents (GED) : parfois combinée à la numérisation, elle permet d’utiliser des documents numériques plutôt que papier dans les opérations.

Gestion des documents : elle ajoute aux fonctions de GED des fonctionnalités permettant d’organiser des collections de documents sur support physique (parce qu’il y a encore des microfiches, des rubans et du papier).

Gestion des actifs numériques (DAM) : pour classer, stocker, rechercher, transformer des ressources numériques, comme du vidéo, de l’audio ou des images.

Gestion des données de référence (MDM) : pour assurer la cohérence des informations utilisées dans les processus d’affaires et les systèmes d’information, le MDM permet de gérer la « source de vérité ».

Gestion des contenus Web (WCM) : sert à transformer, organiser et présenter des informations sur le Web, à rendre vivante et collaborative la gestion d’un ensemble de sites Internet et intranet.

Gestion des archives (Records Management) : pour organiser les archives courantes et intermédiaires, soit tous les documents ou données dont une organisation a besoin pour faire la preuve de son activité, incluant les courriels, et ce, conformément aux exigences de la Loi ou de l’industrie.

Gestion des contenus d’entreprise (ECM) : ces progiciels intègrent dans un même produit l’ensemble (ou une grande partie) des fonctionnalités des autres progiciels mentionnés.

Recherche fédérée : parce que l’information est rarement enregistrée au sein d’un seul système documentaire, ce type d’outil permet de retrouver l’information peu importe son support ou sa localisation, et ce, en tenant compte des droits d’accès des utilisateurs.

Autres outils

Une solution de gestion intégrée de l’information ne saurait se limiter à des composants logiciels. Elle comprend aussi d’autres éléments distinctifs selon la portée de la solution.

• Cadre de gestion de l’information (politique, directives, normes, définition des rôles et responsabilités)
• Plan de classement ou de classification
• Calendrier de conservation qui tient compte de la nature de l’information
• Règles d’accès et des journaux qui permettent de retracer qui a accédé à quelle information
• Processus de gestion du cycle de vie de l’information et d’approbation des diverses étapes
• Métadonnées de gestion et sémantiques
• Thésaurus pour l’indexation et la recherche d’informations
• Modèle d’entreprise de l’information et des processus qui la font circuler