Gestion des subventions gouvernementales

Les divers paliers de gouvernement contribuent pour des milliards de dollars chaque année dans les programmes de subvention. Promouvoir des activités socio-économiques ainsi que la mise en œuvre d’orientations devient une priorité gouvernementale et municipale. L’application des programmes exige une gestion rigoureuse des différentes modalités et les organismes et citoyens doivent s’y conformer.

Dans le contexte actuel de contrainte de ressources, les organisations doivent s’appuyer sur des solutions efficaces, simplifiées et cohérentes. Le cycle complet de gestion des subventions doit livrer des services à valeur ajoutée en réponse aux besoins et attentes de la clientèle.

L’enjeu de la gestion des subventions

Plus souvent, les organisations misent sur le déploiement d’une prestation électronique de services (PES) et l’implantation de solutions informatiques afin d’améliorer les services à leurs clientèles. L’enjeu de la mise en place d’une solution de gestion des subventions consiste toutefois à obtenir en parallèle des gains appréciables de performance pour l’organisation. Or, le véritable potentiel en gain d’efficacité et d’efficience passe par une optimisation de l’organisation du travail interne et des processus administratifs d’arrière-boutique (back-office), et ce, avant même de s’attaquer aux solutions informatiques. Pour assurer une gestion réussie des subventions, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs facteurs.

• Multiplication et la sédimentation des programmes
• Processus gérés en silos au sein de l’organisation
• Manque de concertation entre les acteurs et de partage d’information de gestion sur les subventions ou sur les bénéficiaires
• Prolifération d’activités sans valeur ajoutée pour l’organisation et la clientèle
• Absence d’uniformisation des pratiques de gestion inter-services

Une démarche qui simplifie et répond aux besoins

Une solution d’affaires en gestion de subventions doit d’abord être porteuse d’une « vision », processus qui dépasse les modes d’organisation traditionnels en « silos ». Notre démarche de mise en œuvre d’une solution s’appuie sur les meilleures pratiques et respecte des méthodologies éprouvées.

Nurun est en mesure d’appuyer les ministères et organismes dans la mise en place d’une solution globale de gestion des subventions que ce soit pour régler les préoccupations administratives, applicatives, Web, technologiques/sécurités ou en gestion du changement. À terme, la mise en œuvre d’une telle solution doit permettre des gains appréciables dans toutes les sphères de la gestion des programmes et mesures d’appui financier.

Le niveau stratégique (l’intention et la décision) :

C’est le point de départ et certaines questions doivent trouver réponses afin de bien amorcer les changements souhaités en concordance avec les orientations et les stratégies ainsi qu'avec les objectifs de l’organisation. Il s’agit de bien cerner la situation actuelle, de poser le bon diagnostic, de préciser les besoins pour être en mesure d’établir la portée de la solution, d’identifier la faisabilité, les risques, les coûts et les bénéfices de la solution.

Le niveau fonctionnel (les processus et le système) :

C’est le cœur de la démarche d’intervention. À ce stade, Nurun fait entrer en scène presque toutes les ressources de ses différents secteurs pour définir une solution optimale administrative et applicative. L’organisation du travail cible y est définie, les processus sont optimisés, les stratégies de mise en œuvre et de gestion du changement sont établies et la solution applicative est réalisée.

Le niveau opérationnel (l’appropriation et l’adaptation) :

C’est le point d’arrivée de la démarche d’intervention. Tous les acteurs voient leurs efforts réalisés jusqu’à cette étape par la concrétisation de la solution, son implantation et son appropriation. Concrètement, les ressources de Nurun accompagneront afin d'établir le meilleur scénario d’implantation et de déploiement, de mettre en œuvre les stratégies et plans de gestion du changement (communication et formation), de définir et de mettre en œuvre les mécanismes de gouvernance de la ligne d’affaires améliorée au regard de la gestion des subventions, d'établir les mécanismes du pilotage opérationnel et les services d’assistance à la clientèle requis et, enfin, de définir et de réaliser les travaux d’entretien de système.

Résultats

• Analyse de la situation actuelle (approches de gestion des programmes de subvention et les grands gestes administratifs)
• Diagnostics administratif et systémique
• Définition des besoins organisationnels (processus)
• Élaboration de principes généraux en vue d’orienter la solution administrative et applicative
• Portée de la solution
• Faisabilité, enjeux, risques, les coûts et bénéfices
• Définition de la solution cible optimale (administrative et applicative)
• Optimisation des processus de gestion des subventions
• Définition de l’organisation du travail cible
• Travaux d’architecture détaillée (processus, données, traitements, technologies)
• Stratégie de mise en œuvre et de gestion du changement
• Scénarios d’implantation et de déploiement
• Accompagnement, communication et formation du personnel
• Définition du pilotage opérationnel
• Réalisation de la solution applicative (développement, essais, ajustements)