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Tout sur Gestion des processus d’affaires
Gestion des processus d’affaires
En cette nouvelle décennie où les entreprises et les organismes font face à des restrictions budgétaires, à un manque de personnel et d’expertises spécialisées, des solutions doivent être envisagées, car « faire plus avec moins » a définitivement atteint sa limite.
La gestion des processus d'affaires (GPA) doit être basée sur une approche agile, efficace et efficience, ayant comme objectifs d’améliorer de façon continue les processus d’affaires et de travail.
Cette offre préconise une approche pragmatique, concrète et graduelle, visant des résultats rapides et tangibles avec un bon retour sur investissement.
Les principaux avantages seront d’éliminer les tâches caduques de l’entreprise, d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, d’améliorer la souplesse des processus et des services de suivi et de permettre d’obtenir des statistiques à cet égard.
Enjeux
La mise en place d’une telle solution engage l’adhésion de la direction et des employés dans un virage basé sur la gestion des processus d’affaires.
La réingénierie des processus ne commande pas la révision exhaustive de tous les processus d’une entreprise. Il ne s’agit pas d’engendrer des stigmates irréparables au sein des gestionnaires actuellement en poste, mais plutôt d’avoir une approche progressive.
Il est donc primordial de replacer la GPA en fonction des nouvelles tendances qui commandent plusieurs actions.
- Débuter par l’amélioration des processus les plus importants et pour lesquels un bénéfice tangible est escompté et éviter de revoir tous les processus en un seul mouvement
- Corriger et améliorer les processus manuellement avant de procéder à une automatisation
- Recenser les processus et en désigner la propriété
- Standardiser les processus à travers l’entreprise
- Mettre en place et favoriser le changement continu
En résumé, il s’agit d’appliquer un ensemble de bonnes pratiques favorisant une approche concrète et agile.
Pour les employés, un des enjeux majeurs est de prendre en charge le changement. Ils doivent comprendre que la gestion des processus est capitale pour l’entreprise et qu’ils font partie prenante de ce virage. Pour y adhérer, les employés doivent se sentir écoutés et avoir le sentiment qu’ils sont en mesure de faire changer les choses.
De plus, la technologie doit être au service des affaires plutôt que les affaires au service de la technologie. Donc, au cœur de la solution en GPA, l’utilisation de systèmes informatiques ne devient pas une fin en soi. Les outils existants ou à venir doivent être au service des employés pour leur faciliter la vie.
Les suites de logiciels spécialisés disponibles sur le marché favorisent la prise du virage, car ils offrent des fonctionnalités pour modéliser, partager, exécuter et suivre les processus.
Une démarche qui propose une approche progressive et qui intègre les volets organisationnels et technologiques
Cette approche comprend 12 étapes, dont certaines sont itératives :
- État de situation, humain et technologique
- Stratégie d’appropriation
- Mise en place et arrimage technologique (au besoin)
- Cartographie macroscopique des processus d’entreprise
- Révision de certains processus
- Déploiement d’améliorations instantanées
- Accompagnement et gestion du changement
- Mesure des résultats
- Déploiement des processus révisés
- Accompagnement et gestion du changement
- Mesure des résultats
- Retour à l’étape 5 pour raffiner la démarche et continuer avec d’autres processus
Les spécialistes de Nurun en GPA peuvent vous appuyer dans cette démarche et vous permettre de vous approprier les bonnes pratiques afin d’atteindre vos objectifs.
Une approche simple et méthodique
L’approche proposée s’inscrit dans un cycle itératif qui se résume aux actions suivantes :
- Identifier et décrire le processus
- Analyser le processus
- Améliorer le processus
- Mettre en œuvre les améliorations
- Suivre et maîtriser le processus
Des outils pour vous simplifier la vie
Plusieurs progiciels sont disponibles sur le marché et visent tous à faciliter la gestion du cycle de vie des processus et leur évolution. Voici les principales fonctionnalités offertes par ces produits :
- Fonctionnalités de modélisation et documentation des processus
- Définir, modéliser et gérer les processus manuels, automatisés, mixtes
- Partager et réutiliser les processus à partir d’un référentiel centralisé
- Définir et gérer des règles d’affaires (BRE)
- Documenter et publier des processus
- Générer des processus exécutables : Business Process Execution Language (BPEL)
- Arrimer les processus à l’architecture d’entreprise
- Fonctionnalités d’exécution et de gestion des processus
- Exécuter des processus manuels, automatisés et mixtes
- Gérer les instances de processus en exécution
- Gérer les modèles de processus (design)
- Gérer les versions des processus
- Gérer la sécurité technologique et applicative
- Gérer les services de notification
- Gérer les services d’intégration (transformation des données)
- Gérer les services d’échanges inter-système, ESB et Web services
- Gérer la surveillance technique (performance du moteur)
- Fonctionnalités de surveillance des processus
- Produire des statistiques d’utilisation des processus
- Analyser les processus en exécution
- Produire des tableaux de bord et des rapports opérationnels
- Gérer des alertes et des notifications
- Surveiller les processus en exécution
- Fonctionnalités d’analyse et optimisation des processus
- Produire une vision d’affaires avec les données historiques d’exécution
- Optimiser les processus
- Simuler des processus (théorique et réel)
- Rendre disponibles des services d’analyses automatisés
- Produire des tableaux de bord et des rapports stratégiques
Autres outils
Une solution de gestion des processus d’affaires ne saurait se limiter à des composants de gestion de processus automatisés, elle est souvent combinée à d’autres progiciels spécialisés.
- Progiciel de gestion intégré de l’information
- Progiciel de production de la correspondance
- Progiciel de gestion de demandes