Industrielle Alliance Gestion documentaire, GÉD et espaces collaboratifs

L'Industrielle Alliance doit assurer à ses employés un accès simple et sécuritaire à la documentation systémique, opérationnelle et de gestion nécessaire à l'accomplissement de leur mission. Multiplicité des dépôts, gestion des accès déficiente et processus de manipulation mal définis entraînent confusion et insécurité quant à la fiabilité des documents utilisés par les employés.

Reprendre le contrôle puis trouver une solution durable

Dans un premier temps, limiter les impacts en établissant les règles de base d’une bonne gestion documentaire : droits d’accès, procédures de gestion du cycle de vie des documents, plan de classification, calendrier de conservation et métadonnées minimales. Parallèlement, faire l’analyse des besoins et établir le cahier des charges d’un progiciel. Ensuite, raffiner les processus, les règles d’accès et les métadonnées, sélectionner le progiciel, le configurer et implanter le tout. Porter une attention particulière à la facilité d’utilisation de la solution. Veiller à ce que tous ceux qui sont touchés par ce changement s’approprient la solution et les nouvelles façons de faire.

Nurun offre une solution adaptée aux besoins

• Politique, directives et instructions claires en matière de gestion documentaire
• Espaces collaboratifs de création des documents
• Voûte documentaire électronique unique, structurée et sécurisée
• Automatisation : processus d’approbation, cycle de conservation, saisie des métadonnées, etc.
• Repérage des documents
• Formation des utilisateurs et des informaticiens

Le tout basé sur Microsoft Sharepoint (MOSS).

Un résultat concret pour l'Industrielle Alliance

Un système de gestion documentaire convivial et efficient qui permet à chaque employé de jouer son rôle avec confiance.