Kaizen

Le Kaizen est une technique appliquée dans un court laps de temps. Elle vise à optimiser un processus de travail et à planifier sa mise en œuvre à court terme, soit dans les 2 à 8 semaines suivantes.Le terme Kaizen vient du japonais kaï qui signifie « changement » et zen qui signifie « bon », donc « changement pour le mieux ».Cette technique d’amélioration continue a pour objectif de :

• rapprocher les efforts des délais : par exemple, faire en sorte que le temps de traitement d’un dossier soit égal à son délai de traitement;
• améliorer l’efficacité par l’élimination des gaspillages : identifier les activités qui nous font perdre du temps au quotidien et simplifier les processus de travail;
• augmenter la production à valeur ajoutée : miser sur les activités qui présentent une plus grande valeur ajoutée.

 Les grandes étapes d’optimisation d’un processus, appliquées lors d’un Kaizen, sont les suivantes :

• l’identification et la description du processus : cartographie du processus actuel, identification des acteurs et des outils, énumération des intrants, des extrants et des processus en amont et en aval;
• l’analyse du processus : spécification des efforts, des délais et des valeurs des activités, énumération des dysfonctionnements et gaspillages;
• l’amélioration du processus : objectifs de l’analyse, cartographie du processus rêvé puis du processus amélioré et liste des impacts sur l’organisation;
• la mise en œuvre des améliorations : plan d’actions à court terme, pour lequel des responsables ont été désignés et des dates de réalisation fixées.

Cette technique doit bénéficier de certaines conditions dites « gagnantes » pour assurer le succès de l’exercice d’optimisation. C’est pourquoi, il est important de s’assurer qu’il s’agit de la bonne technique à appliquer selon les besoins du client et de l’adapter à chaque situation si nécessaire.