En 2004, le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine venait tout juste de terminer la restructuration de l’ensemble de son portfolio de programmes de subventions et une refonte des processus afférents. Le ministère a lancé à l’équipe de Nurun le défi de définir, de concevoir et de déployer une solution globale novatrice pour gérer les subventions : un système qui allait positionner le ministère comme chef de file dans l’offre de services en ligne efficaces aux citoyens du Québec. L’envergure du mandat exigeait que Nurun mène deux projets de front : la refonte du site Web qui hébergeait les nouveaux services transactionnels et le développement de di@pason, le système de gestion de l’aide financière. Pour ajouter à la complexité, un échéancier inconfortablement serré (et impossible à reporter) a été imposé pour des raisons politiques. Le Projet di@pason allait être surveillé de près par le gouvernement et ses clientèles qui désiraient une solution hautement performante, livrée en respectant non seulement les délais, mais également le budget.

Partenaires, planification, approche modulaire. L’équipe de Nurun Québec savait qu’elle possédait l’expertise technologique requise pour réaliser ce projet ambitieux. Elle avait toutefois besoin d’un calendrier stratégique pour en assurer le succès. L’équipe a adopté une approche qui mettait l’accent sur une étroite collaboration entre Nurun et le personnel du ministère. De plus, des étapes minutieusement planifiées et des pratiques exemplaires en gestion de projet ont été élaborées pour s’assurer que tous les acteurs et toutes les activités demeurent synchronisés. Finalement, une série de phases d’implantation ont été prévues afin que l’équipe puisse déployer le système di@pason progressivement, à mesure que les différents modules étaient prêts à être mis en ligne. Comme di@pason représentait un changement radical par rapport aux méthodes de travail habituelles du personnel du ministère, les experts en gestion du changement de Nurun ont travaillé à l’identification de manières d’aider à la fois le personnel du ministère et les clientèles subventionnées à s’adapter aux nouveaux système et procédés.

Un système (simplement) révolutionnaire. De par sa nature complètement Web, di@pason s’inscrit comme l'un des précurseurs du cybergouvernement. Tant la prestation électronique de services que l'ensemble de la plateforme de gestion et de décision du système sont accessibles à 100 % par l'entremise d'un navigateur Internet de partout dans le monde. Les clientèles subventionnées peuvent accéder à leur espace de travail et surveiller la progression de leurs soumissions ou de leurs transactions en temps réel, dans un environnement totalement sécuritaire. di@pason comporte des interfaces Web conçues pour être tout aussi conviviales qu’efficaces. L'utilisation d'interfaces riches avec AJAX assure également une grande performance, et ce, même durant les périodes de pointe où plusieurs milliers de pages transactionnelles sont utilisées. L’architecture orientée service caractéristique du cadre d’application SOFI de Nurun, basé sur la technologue J2EE, assure que la solution soit robuste aujourd’hui et prête à évoluer dans le futur. Grâce à di@pason, les candidats aux subventions peuvent s’inscrirent en ligne et soumettre des demandes d’aide financière en utilisant des formulaires interactifs qui s’adaptent automatiquement à leur profil. Le personnel du ministère peut traiter et évaluer les demandes de subventions, en vérifier l’admissibilité, analyser les cas, rendre des décisions et transmettre des recommandations avec documents à l’appui en pièces jointes. Les instances administratives au sein du ministère peuvent surveiller le budget en ligne en temps réel et suivre les dépenses effectuées par les différents départements. Le système produit également des rapports de gestion et de performance afin d’améliorer la planification et la reddition de comptes. En résumé: di@pason simplifie les formulaires et les programmes, réduit la paperasse, accélère le temps de réponse et accroît la transparence.

Di@pason a transformé la façon dont le gouvernement du Québec accorde et gère ses subventions. C’est avec enthousiasme que les citoyens ont adopté le nouveau système : dès la première année, 76% des clients du ministère ont effectué leurs soumissions en ligne – une preuve convaincante de la qualité et de la facilité d’utilisation de la solution. Le développement de di@pason marque une étape importante dans le projet ambitieux du gouvernement du Québec qui vise à fournir des services en ligne sécuritaires, transparents et équitables à ses citoyens.